VBATools

Ten dodatek o dziwnie brzmiącej nazwie “Na otwartej wiadomości” służy do zwiększenia efektywności pracy w aplikacji MS Outlook. W wielu przypadkach chcąc powołać się na daną treść, przetworzyć ją ponownie w Outlooku co nie wiążę się bezpośrednio z odpowiedzią do nadawcy, musimy kopiować te dane i wklejać w nowe obiekty kilkukrotnie. Po zainstalowaniu tego rozwiązania wystarczy prawy przycisk myszy. Można za jednym zamachem utworzyć kontakty, otworzyć wiele stron internetowych, wykonać zadanie czy wpis do kalendarza jak i powołać się na konkretny tekst bez kasowania treści po kliknięciu w “Prześlij dalej”.

Na wiadomości odebranej. Reasumując bezpośrednie użycie prawego przycisku myszy “PPM” na odebranej wiadomości to szybsza reakcja na utworzenie nowego obiektu:

1. Wiadomości pocztowej 
2. Terminu kalendarzowego czy wezwania na spotkanie
3. Zadania czy zlecenie zadania

Jeżeli zaznaczona treść zawiera więcej tekstu, a jej treść jest w formacie HTML zawierający np tabele, to wydarzenie, zaproszenie czy zadanie będzie zawierać tą treść. Przy wysłaniu do osoby posiadającej Exchange obiekt ten będzie posiadał ją jak w mailu. Dodatkowo w opcjach można zaznaczyć dołączanie oryginalnej wiadomości jako załącznik.

W przypadku wykonania akcji na zaznaczonym obszarze, który zawiera również hiperłącza do kontaktów lub stron internetowych dodatkowo:

1. Utworzenia kontaktu/ów
2. Otwarciu zaznaczonych hiperlinków
3. Skopiowaniu hiperłączy lub adresów email do notatnika

Dodatkowo menu zawiera:

1. Wyszukaj frazę w przeglądarce (Bing, Google, Yahoo)
2. Czytaniu na głos, z zachowaniem polskiej odmiany słów

Bez znaczenia czy mail jest Tekstowy, zawiera HTMLową treścią czy jest reklamą wygenerowaną przez mechanizm spamingowy. Zaznaczamy konkretną część treści która nas interesuje i  wybieramy odpowiednią dla nas opcję PPM. W przypadku zadań lub terminów/zaproszeń treść ta będzie umieszczona w temacie, w przypadku utworzenia wiadomości zaznaczona treść zostanie skopiowana jako treść w nowej wiadomości. Wysłanie do kontaktów, sprawdzi czy treść zawiera adres email i otworzy formatkę do uzupełnienia. Podobnie dla hiperłączy, które są stronami internetowymi; otworzy przeglądarkę i na każdej z zakładem otworzy kolejny link. Funkcja skopiowania to możliwość odfiltrowania treści pod kontem adresów email oraz stron www i skopiowanie ich do nowo otwartego pliku txt.

Na co jeszcze możesz liczyć w wiadomości otwartej, jeśli są załączniki to możesz od razu wysłać jako nową pocztę z nimi właśnie (bo użyć istniejącą opcję “Prześlij dalej” możesz zawsze, ale w tedy będzie w niej treść oryginalnej wiadomości. Aby wykonać pustą, to trzeba wpierw załączniki zapisać, a potem osadzić w wiadomości lub bawić się myszą w przeciąganie. Otóż teraz nie trzeba. Dodatkowa opcja w menu się pojawiła: “Prześlij w nowej wiadomości” po kliknięciu na menu załącznika.

Do nowej wiadomości, gotowej do wysłania, zadaniu lub wydarzeniu. Na początek emotki (jako przykład wklejenia skalowanego obrazka), następnie wstaw datę, gdzie wyświetla się kalendarzyk z wyborem konkretnej daty lub zakresu dat, wstawienie kodu QR i wiele innych:

1. Wstaw emotikonę do tekstu
2. Wstaw datę (lub zakres dat, w różnych formatach)
3. Wstaw QRCode
4. Skróć adresy
5. Wartości Słownie
6. Zmiana wielkości liter
7. Przetłumacz tekst
8. Linkuj obrazy

Podobnie jak osadzenie emotek ten dodatek tworzy możliwości zamówienia niestandardowej czynności związanej z przekazywaniem parametrów do sparametryzowanych linków na firmowych portalach CRM. Np przetworzenie numerów seryjnych, listów przewozowych, akronimów produktów wprost na konkretną stronę systemu ofertowania czy zleceń zewnętrznych oraz dodawania do nowej wiadomości danych ze zdefiniowanych repozytoriów wew. firmy.

Skrócenie adresów, które zostały wpisane po małpie, to metoda na pozbycie się długich nazw kontaktów przywołanych w wersjach dla Outlooka 365.

Do tego przydatna w biurze opcja. Zamiana dowolnej liczby z treści na słownie lub podanie jej w oknie pod PPM, aby w miejscu osadzenia kursora w wiadomości wpisała się liczba słownie i to w wielu odmianach (podobnie jak w rozwiązaniu dla MS Word), które można wybrać w konfiguracji dodatku.

Dodano też zamianę wielkości liter zaznaczonego tekstu (na 4 popularne sposoby). Jakże przydatna w Wordzie, a brak jej pod ręką podczas tworzenia treści w wiadomości – zatem już jest.

Przetłumacz tekst. W Outlooku co prawda jest dodatek tłumaczący, z rozpoznanego języka, na język właściciela, podczas odczytu odebranej wiadomości, ale klient poczty odbiorcy naszej wiadomości nie koniecznie musi być Outlookiem. Z drugiej strony ładnie wysłać mail już przetłumaczony bo i na komórce będzie się ładnie prezentował, a kopiowanie do tłumaczy fraza po frazie przeglądarki może być lekko irytująca. Zatem ten wielozadaniowy dodatek zyskał tłumacza. Wstępnie po wpisaniu akronimów kraju, docelowo wybór z listy, a efekt? efekt wrzucony w miejscu pobrania tekstu maila. Dodatkowo jako opcja oferująca przetłumaczenie na inny język za pośrednictwem języka angielskiego (co czasami daje wynik bardziej satysfakcjonujący).

Pod prawym klawiszem myszy, wciśniętym na załączonej do maila grafice, pojawia się nowa opcja w menu podręcznym “Linkuj zdefiniowane” czyli mechanizm linkowania obrazków wg własnoręcznie zdefiniowanej listy urli.

Masz jakieś pomysły jak udoskonalić swoją firmową korespondencję np o własne obrazki lub wyszukiwarkę produktów z ich opisem w treści i dokumentacją dodawaną jako załącznik? Zapraszam do negocjacji dodatkowej usługi w ramach istniejącego rozwiązania.

Produkty powiązane to Skanuj do wiadomości oraz możliwość zamówienia dodatkowej funkcjonalności Wybierz tekst do dokumentu dostępna również w aplikacji Outlook.

Dodatek zgodny z Office >= 2013 (oraz 365) dla 32 i 64bit

Zainteresowani zakupem dodatku proszeni są o kontakt i zapoznanie się z warunkami licencji.

(c) Shon Oskar – www.VBATools.pl