Szyfruj dokument PDF

by vbatools on Mar.06, 2024, under Oprogramowanie, Płatne, Word

To dodatek, którym w Wordzie na otwartym dokumencie utworzysz Mail z załącznikiem szyfrowanego PDFa. W normalnych warunkach użytkownik otwiera dokument, szuka danych związanych z odbiorcą i na ich podstawie kopiuje tą treść, aby następnie wykorzystać ją podczas zapisu PDF określając hasło. Potem tworzy wiadomość email gdzie dodaje zaszyfrowany załącznik. Co jeśli takich dokumentów do wysłania jest 20 lub 200 dziennie?; każdy do kogoś innego, gdzie łatwo pomylić dane a kliknięć mnóstwo. Oto rozwiązanie do Worda jaki współpracuje z aplikacją Outlook (klienta pocztowego z pakietu Office):

Ten dodatek, wywołany ikonką umieszczoną na wstędze aplikacji pobierze nr Regon, Pesel, NIP lub inny zdefiniowany z Worda automatycznie i zaproponuje do zaszyfrowania zapisanego jako PDF. Możesz to zignorować i nadać inne hasło wpisując go z ręki, albo zmienić słowo klucz użyte do wyszukania w kolejnych paragrafach treści dokumentu aby dopasować się do używanych w biurze szablonów.

Co więcej, możesz też nadać uniwersalne hasło, nie tylko indywidualne przekazany odbiorcy, ale takie, które będzie unikalne dla danego biura (aby ustrzec się od szukania haseł do ponownego ich otwarcia i zachować poufność danych wrażliwych).

Aby zachować oryginał (nie szyfrowany) należy skorzystać z checka, który wykona kopię pliku, zaszyfruje kopię i podłączy do wiadomości email.

Dodatek uruchamiamy ikonką we wstędze, umieszczoną w menu Worda, która stworzy pustą wiadomość już z załącznikiem aby to użytkownik uzupełnił ją treścią oraz nadał adres email odbiorcy.

Powstała też wersja “Notariusz” która posiada pozyskiwanie danych z Aktu notarialnego i przekazane do podłączanej, bazującej na szablonie formy grzecznościowej treści maila oraz tematu wiadomości. Dodatkowo spięta z kalkulacją wyceny opłaty kancelaryjnej oraz dodaniem wersjonowania wysyłanych dokumentów. Chętnych którzy chcieliby dostosować narzędzie do swoich potrzeb lub więcej dowiedzieć się o projekcie, proszę o kontakt w komentarzu.

Jako rozwiązania pokrewne polecam: Szyfruj załączniki PDF do zastosowania w odpowiedzi na mail jak i rozwiązania: Wyślij osobno do adresatów oraz Dodaj wydarzenie dla rozwiązań wysyłek email.

Jeśli chcesz przetestować opisane pow. rozwiązanie to kliknij na link aby pobrać DEMO będzie ono działać z ograniczonymi możliwościami.